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全球人力 資本管理（HCM） 和薪資法規遵循 Workday 方針

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Workday 身為 Workday Human Capital Management（人力資 本管理，HCM）和薪資技術領域的領導廠商，一向鼎力支援全球 各類產業中規模和商業模式各異的組織。我們了解每位客戶的 法規遵循歷程會依照多種不同的法律、制度和業務等因素而異， 而我們承諾為客戶提供工具和訊息，並透過各項實務支援客戶管 理其全球法規遵循義務。

因此 Workday 的全球法規遵循方法專注三個核心實踐：

1 信任和透明度：我們致力建立信任關係。我們將法規遵循視為一種合夥 關係，其中 Workday 扮演支援的角色，協助客戶履行其法遵義務。

2 我們的法規遵循社群：我們同時運用內部和外部專家，確保隨時掌握不 斷變化的監管環境並能防患未然。

3 設計靈活：我們專注於打造強大的解決方案，使客戶能夠靈活地滿足不 斷變化的法規遵循需求。Workday 的基礎和架構採納全球化核心，部署 範圍超過 175 個國家/地區，支援全世界超過 6,000 萬名使用 Workday 系統的員工。

Workday 法規遵循承諾 每個企業對法規遵循的處理方式都不同，因此需要擁有正確的資料和專業知識， 方能構建全球企業所需的功能。

在因應法規遵循的挑戰時，我們的客戶知道什麼對他們的業務最有利，Workday 會在整個開發過程中與客戶合作，致力於支援其不斷發展及變化的需求。 Workday 運用多種管道與客戶就法規遵循的相關事務進行聯繫，其中包括：

• Workday Community 網站：包括客戶論壇，以及由客戶提出的名為 「Brainstorms」的產品改良要求；客戶還可免費存取我們的全球監控服 務和「全球矩陣」（Global Matrix），後者是透過互動地圖提供各地區的配 置概況。

• 設計合作夥伴群組：客戶與我們的產品團隊合作，提供與功能開發相關的 資訊。

• 客戶使用者群組：客戶可以分享意見回饋和解決方案。

Workday 產品使用超過 35 種語 言的使用者介面，為世界各地客 戶提供服務。

Workday 為全球超過 4,050 家客 戶提供服務。

Workday Payroll（薪資）在全球 擁有超過 2,625 名客戶，其中超過 2,075 名為活躍使用者。

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Workday 的全球化核心設計 Workday 支援全球組織的方法，是從全球化核心基礎以及數種架構出發，這套全 球化核心的設計能讓我們透過跨資料、流程和報告的功能來支援客戶的全球法規 遵循提案。Workday 的四層全球化核心功能為客戶提供至關重要的靈活性和自 由裁量權，客戶能彈性調整其法規遵循和業務策略，滿足不斷變化的全球監管 需求。

第 1 層：基礎與架構 透過 Workday，客戶能為全球員工提供量身訂製的體驗，其基礎為客戶提供與地 理或區域特點有關的 Workday 預定義選項，如偏好的顯示語言、時間、日期和數 字格式以及貨幣。每個使用者都有一個地區偏好選項，搭配上安全設定可決定資 料格式（名稱、地址、日期、貨幣、時區等）以及隱私偏好項目等。所有 Workday 的基礎和架構元素均受到 Workday 中強大的加密和嚴格的資料保護功能保護。 我們建議您瀏覽 Workday 網站，進一步了解 Workday 的全球安全架構。

Workday 提供數種架構，供客戶根據其特定的全球、區域和本地需求來配置 功能。我們的業務流程架構（BPF）即為一架構範例，允許客戶為業務交易而定義 工作流程，並可能會根據交易性質或工作地點要求某些步驟（如核准）。

第 2 層：語言翻譯 Workday 目前支援 35 種語言。Workday 使用者介面會自動以工作人員地點相關 的語言顯示，但使用者也可以自由選擇 35 種支援語言中的任何一種。

第 3 層：國家/地區與本地化配置 Workday 預定義的國家/地區配置提供了專門構建的資料欄位、業務流程和報告 以及國家/地區特定的預先配置資料，目的是簡化並加快全域部署。這些配置為 客戶提供了起點，他們可以根據需要進行調整，以滿足其組織的特定需求和本地 的配置要求。這裡的目標是幫助客戶不僅能在部署快速進入狀況，還能在進軍新 的國家/地區或擴充 Workday 功能選擇時迅速上手。Workday 的套裝內容有助 加快部署、降低實作成本，客戶也能自行採用。

“要不是有 Workday，我們可能得花費兩到三倍的時間才能確 保符合 GDPR 規範，可能也得 支付更高的法律顧問費用。

Collaborative Solutions 人力服務作業 總監

https://www.workday.com/en-us/pages/video-one-security-model.html

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第 4 層：客戶自訂配置 透過客戶自訂配置層，客戶就能建立報告、整合和業務流程來滿足特定的需求和 要求。客戶可以從頭開始建立這些配置，或使用 Workday 在前三層架構中所提供 的靈活範本（業務流程、報告等等）來加快部署。客戶可根據其具體需求和實務來 調整 Workday，進行全球工作人力的管理。

Workday 採用單線程式碼（single code line）開發，代表所有客戶都同時執行相 同的版本，因而能大幅改善所有客戶的全球配置能力，不同的客戶也可共享適用 的解決方案。

客戶自訂配置 國家/地區與本地化配置 語言翻譯

基礎與架構

圖 1. Workday 全球架構

專為靈活性而打造 法規和法規遵循義務常複雜難解。我們明白每個客戶都有獨特的挑戰、觀點和業 務需求，使其法規遵循的旅程更顯複雜，而業務和產業的要求更可能影響公司解 釋和應對法規遵循挑戰的方式。

考慮到這些不同的觀點和對靈活性的需求，Workday 旨在為客戶提供多項功能 和業務流程的可配置性選擇，以支援獨特的法規遵循目標。如果監管要求更改， 我們也能在不中斷服務的情況下，向所有客戶發佈更新。

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為管控而生 有些流程需要精確度，團體協約就是完美的例子。由於團體協約對員工薪酬有直 接影響，因此不容許任何錯誤，企業必須確保實施嚴格的控管作業。Workday 讓 客戶能夠在為不同國家/地區制定團體協約時制定嚴格的指導方針，並且能將這 些協約應用到各種業務流程。防護性措施可以避免員工收到錯誤的團體協約。 嚴格的安全性和即時報告能為組織提供安心與保障，因為他們知道在最需要之處 已經採取了適當的控制措施。

圖 2. 團體協約追蹤

用於全球實務和本地管理的技術架構 有了理想的全球業務策略，組織就可以在全球推展業務，並從本地進行管理。 關鍵在於能否制定全球等級的管控措施，並靈活管理特定國家/區域的需求， 因此 Workday 在我們的全球化核心方針中，納入了全球通用的架構。

以下三個範例說明這些強大且可調適的原生工具，這些工具讓客戶無需複雜的編 碼或特定國家/地區的產品知識即可管理全球法規遵循。

業務流程架構 (BPF) 透過 Workday，組織就能協調全球流程與業務流程架構（BPF）。Workday 的 BPF 可在單一工作流程中納入多個複雜的業務任務，客戶可以針對全球業務需求

（例如「促銷」）建立通用流程，還可以自行根據特定地點、組織或團體的需求，靈 活決定是否設定各種獨特的業務流程步驟。為改善稽核作業，Workday 業務流程 會被標註日期及追蹤，使企業可以了解各種業務流程在特定時間點的實施步驟。

“Workday 是我們成功擴展國際版圖的大功臣。人員可以用 當地語言書寫，然後直接輸入 系統。而且我們發現在亞太和 歐洲的部署完成後，即可滿足 之前擔心的所有勞工法規和法 遵領域。

HP（惠普）企業 全球職能資訊長 Scott Spradley

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此外，Workday 還為客戶提供 550 個以上的標準通用配置業務流程，可配置來因 應各種多變的業務需求。企業可藉由 BPF 將子流程、待辦事項、核准、整合功能、 報告和動作等合納入單一的業務流程，確保不遺漏任何關鍵步驟。例如，德國要 求任何員工的薪酬變更均需獲得工作委員會的核准，因此可以設定所有的國家/ 地區均透過相同的業務流程來處理此類核准作業，但將勞資委員會的核准步驟配 置成僅限德國分公司才需進行。

圖 3. 可配置的業務流程

報告架構 Workday 的報告架構旨在報告 Workday 中的資訊。報告本身內建於 Workday 應 用程式，使用物件導向式資料模型，可從多個維度深入分析及報告。您可透過任 何裝置存取報告，並快速輕鬆地分享。

Workday 為 Workday Human Capital Management（人力資本管理，HCM）、 Workday Payroll（薪資）和 Workday Time Tracking提供超過 2,500 種標準 報告。這些報告（例如，按季統計的僱用和離職數、人員流動摘要、按月統計的人 員編制和全職等量（FTE）、兼職員工和性別平等）的功能相當基礎，可用於滿足常 見的 Workday Human Capital Management 報告需求，並且客戶可建立的報告 數量不受限制。

報告架構運用我們強大的安全架構，使用者能夠深入探查報告細節，但僅限適 用其角色安全層級的程度。例如，為了遵守內部隱私策略，可以限制詳細資料的 顯示，並僅根據使用報告的人員的地點和層級顯示彙整值。

另一個例子是薪資法規遵循儀表板，此儀表板可用來掌握法規變動和潛在受影響 員工的數量，還包含造成變動的實際裁決連結。

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圖 4. 薪資法規遵循儀表板

本地化架構 本地化架構讓客戶根據員工所在的國家和地區控制哪些屬性可用和可見。例如， 在某些司法管轄區，客戶可能依法不得（或必須）向員工收集特定資訊。在這種情 況下，本地化架構允許他們對這些屬性進行相應配置，並根據需要隱藏或要求。 客戶也可以建立或修改特定國家/地區的值；例如種族、合約類型等等的下拉式 清單值。

Workday 使用員工的地理位置來決定應該或不應該向他們收集哪些類型的資訊。 在這種情況下，Workday 提供了向某些使用者隱藏欄位或向某些使用者顯示欄 位的選擇權，或要求使用者提交某些欄位的資訊。客戶可以在功能區層級設定隱 藏、顯示和要求欄位設置，並為每個本地化欄位提供精細的規則。例如，「出生 日期」欄位在一些國家/地區可以自行決定是否追蹤，在其他國家/地區則必須 追蹤，而且可以輕鬆變更該欄位的設定或將其停用。

資料加擾器架構 資料加擾器架構使客戶能夠使用快速、受支援且可重複的方法，在 Workday 實作 用戶中以隨機產生的值不可逆地替換所選欄位。這種加密資料可用來使用生產等 級的資料進行測試和訓練，同時隱藏敏感的人員資料。

清除架構 為支援一般資料保護規範（GDPR）等資料保護法和資料保留要求，我們的清除架 構讓客戶能夠清除被解僱者、在職員工、前員工、候選人和求職申請等各種資料 類型。客戶可以輕鬆建立根據其特定業務需求量身定制的清除計畫，以滿足法規 遵循要求。

“我們對 GDPR 相當放心，但法規遵循還有很多進步空間， 還需進行大量的手動作業和流 程工作，但我們現在已奠定了 基礎，可以滿足員工資料的規 定，並以專業的方式管理全球 員工的資料。隨著我們持續擴 張全球版圖，跨境共享人員資 料的需求也會越來越大，如果 沒有這樣的基礎，就會很難滿 足這方面的需求。

Velux 策略總監 Jacob Kjeldgaard Olsen

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客戶資源 全球專家 為支援全球法規遵循，需要培養一個法律專業領域專家的網路；從本地規定到垂 直產業法規，再到特定國家/地區的法規遵循計畫等，這類專家需具備對法規遵 循多種面向的適當洞察力。在 Workday，所有的專業服務都源自於我們的員工。 我們產品開發團隊的產品經理遍及全球，橫跨北美、歐洲和亞洲。

在產品團隊內部法律顧問的支援下，這些產品經理在公司內形成了一個涵蓋大量 監管問題的專業領域專家網絡，並透過互相交疊的實務與資源網路，隨時掌握各 種資訊。他們主動追蹤法律方面的更新資訊，並與全球法律顧問社群合作，汲取 當地的專業領域專家知識，如此才能支援我們不斷開發及維護滿足客戶需求的產 品功能。

國際監控 Workday 客戶可以透過監控服務來獲取關鍵資訊，並直接與選定國家/地區的顧 問和法律專家接觸。而透過 Workday Community，我們可以便利地將新出現的 資料傳遞給客戶，這樣客戶就可以花更少的時間研究立法變化。

產業資源 我們的產業資源包括對國際、專業和產業組織出版物和新聞提醒的使用權限。 我們也接收產業分析師和設計合作夥伴團體的意見，可獲取最新的法規 遵循情報。

我們的客戶社群 Workday 在全球擁有強大且不斷成長的影響力。我們有 2,000 多家客戶的總部設 於歐洲，而超過 50% 的《財富》500 強企業都選擇 Workday 來執行業務。

由於我們所有的客戶都使用同一版本的軟體，Workday 能夠立即向所有客戶推 出法規遵循更新，使客戶更輕鬆掌握不斷變化的監管要求。客戶也可參加我們的 年度使用者會議：Workday Rising 和 Workday Rising Europe，會中提供各項主 題演講、精彩講座、人脈拓展機會等等。我們的客戶明白大家都使用同一版本的 Workday，因此不論身處何方，都能彼此協作、分享解決方案和報告並相互扶持。

“就法規遵循的角度來說，我們很高興能夠擁有可稽核的記錄 和即時提供的準確資料。

Boston Medical Center Corporation 人資長 Lisa Kelly-Croswell

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©2022. Workday, Inc. 保留一切權利。WORKDAY 和 Workday 標誌為 Workday, Inc. 在美國和世界各地的註冊商標。所有其他品牌和產品名稱為其各自持有人的商標。 20220418-the-workday-approach-to-global-hcm-and-payroll-compliance-whitepaper-ZHTW

結論 組織面臨各種法規遵循義務，而我們與客戶密切合作，提供各項特色與功能來支 援他們履行這些義務。我們考量眾多因素，例如業務影響、產業細微差別和法律 影響等，確保我們為客戶提供適當的解決方案、資料和功能，協助其維護全球法 規遵循。

想要了解更多資訊，請造訪 Workday。

附錄 Workday 語言本地化：

阿拉伯文 德文 羅馬尼亞文

保加利亞文 希臘文 俄文

簡體中文 希伯來文 塞爾維亞文

繁體中文 匈牙利文 斯洛伐克文

克羅埃西亞文 印尼文 斯洛維尼亞文

捷克文 義大利文 西班牙文

丹麥文 日文 瑞典文

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芬蘭文 挪威文 越南文

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法文（歐洲） 葡萄牙文（巴西）

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