HRIS 和 HRIT 專業人士不容錯過的十大強效功能

Workday HCM 的驚艷功效

探索系列

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目錄 充分發揮 HCM 系統的價值 3

1.Workday 組織設計工具：開啟組織重組建模的新篇章 4

2. 運用整批動作一次完成職務變更 5

3.Workday Skills Cloud 驅動技能導向的員工策略 6

4. 運用視覺化工作流程清晰呈現業務程序 7

5. 利用整批作業管理功能，清除延宕的待辦事項 8

6.Workday Everywhere 讓員工不必離開慣用的工作流程 9

7. 運用 Workday 薪酬基準搶佔競爭優勢 10

8. 使用探索看板自訂大眾化報告 11

9. 運用 Workday Notification Designer 快速建立嵌入式警示功能 12

10. 使用 Workday Brainstorm 塑造未來的全新產品功能 13

無窮的豐富功能待您探索 14

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充分發揮 HCM 系統的價值 您是否曾在使用多時的智慧型手機上發現一項實用功能而茅塞頓開，生 活突然變得更順暢便利？Workday Human Capital Management （人力 資本管理，HCM) 各項獨具巧思的強大功能就常帶給 Workday 客戶同樣 的感覺。

Workday HCM 蘊藏的豐富功能不斷為使用者帶來驚喜，在 2022 年 Workday Rising 大會上， 客戶就一再因為 HCM 鮮為人知的功能及最新消息而驚呼連連。

我們集結了廣受客戶愛戴的功能，一次提供給所有 Workday HCM 客戶，協助他們充分發揮 投資的最大價值。

“為滿足瞬息萬變的業務需求，Workday 核心 HCM 產品團隊專門打造了各項實用功能，不僅能協助您快速因應變遷、滿足瞬 息萬變的業務需求，還可以即時支援您不斷擴增和流動的工 作人力。

Workday 產品推廣經理 Shannon Clark

繼續閱讀，深入了解您可能尚未發掘的 Workday HCM 十大 功能，極致發揮 Workday 產品的功效。

https://reg.workdayrising.com/flow/workday/rising22/attendee-portal/page/portal

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1.Workday 組織設計工具：開啟組織重組建模的新篇章 無論是將收購的公司整合至大型組織、改採跨職能模型來掌握市場新興商機，還是重新定義 混合式工作型態下的部門架構，都勢必要歷經一套繁雜的組織重組程序，才能有效掌握關鍵 的競爭優勢。

人資領導者在重新設計組織架構時，除了全方位洞悉轉型對財務、營運及人才帶來的影響外， 還需要考慮如何快速重塑現有的營運模式。

您的核心 HCM 訂閱已隨附 Workday 組織設計工具，方便您整合團隊，攜手進行資料呈現、 規劃制定和重組計畫審核等作業。

• 使用拖放功能調動員工所屬的組織層級，並立即透過清晰的視覺效果檢視變更結果。

• 建立及管理報告關係。

• 變更職稱及地點。

• 辨識新組織模型所需的技能。

• 從其他組織新增或移除員工。

• 執行報告，探索關鍵指標 （例如人員編制管理或控制幅度）及評估變更帶來的影響。

• 將您的組織重組計畫分享給其他利害關係人，即時進行協作。

• 運用整批動作快速核准變更。

為您的業務量身打造適用架構 如果傳統的階級式協作模型無法有效發揮作用，Workday HCM 能為您的組織 建立專屬的架構。此外，您也可以使用 Workday 依業務需求自訂模型，包括： 監督機制 | 矩陣組織 | 成本中心 | 地域規劃

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2. 運用整批動作一次完成職務變更 專業人資人員最不喜歡處理的，就是繁雜的手動工作流程，尤其是在任務接踵而來的時期， 例如在大規模重組時更新報告關係，或是在假期高峰結束後處理大量約僱人才的離職作業 等。

Workday 核心 HCM 的整批動作功能可以解決這個難題；專業人資人員只要使用我們的擴展 式自動功能，便能一舉解決大量的人員任用事件，順暢又安全。

如果想進一步簡化整批動作流程，可以建立職務變更範本，僅需修改地點之類的細節便能完 成大量變更。另外還能設立安全防護欄，僅限擁有權限的利害關係人執行整批動作。

Workday 雲端硬碟也支援執行整批動作。

雜亂無序的組織任務指派 Workday 具備插入及校正等高效管理功能，可有效協助您整理歷史記錄 或雜亂無章的任務分配，有效簡化組織重組作業。例如在訂定重組計畫時， 必須在新建組織後匯入員工資料，這個功能就能幫助您輕鬆達成資料一 致性。

“在近期的一次收購中，我們在 Workday 的協助下快速高效地完成作業，從簽約到所有人資資料上線，成功在 30 天內 完成交割。我們做夢都沒想到能這麼輕鬆的完成收購。

Choice Hotels （精品國際飯店） 人才技術及分析 資深總監

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3.Workday Skills Cloud 驅動技能導向的員工策略 現今的全球環境瞬息萬變，倘若要為工作人力打造迎戰未來的能力，人資領導者就必須將策 略重心從職務轉向技能。然而，在建立全方位技能人才庫清單時，利害關係人之間不免有一 些來回修改，人資資訊系統管理員勢必得梳理大量紊亂的資料集，整理出標準的輸入項目。

不過只要使用 Workday 核心 HCM，即可從容處理這些繁雜的流程。

核心 HCM 內建採用機器學習 (ML) 的 Workday Skills Cloud 功能，能有效整合員工職務基本 資料等所有 Workday 豐富資料，進而推斷員工可能擁有的技能並提出建議。我們將成百上千 的技能項目區分為兩大種類：組織上下共享的技能，及近似技能。

HRIT 或 HRIS 領導者只需開啟 Workday Skills Cloud，即可輕鬆推動以技能為主的措施。他 們也可以引導業務利害關係人在 Workday 內查看職務基本資料，藉以選取或修改個別員工 的建議技能。

“以技能為主軸的策略能為所有人創下雙贏局面。員工不僅更能掌握自己的技能發展走向，組織還能以更具彈性 的方式靈活發展及部署人才。

Workday 人資長辦公室 (OCHRO) 集團總經理 David Somers

客戶實例 工業技術巨擘勞斯萊斯一直希望能完善其員工職能基本資料，過去他們試圖讓員工自行 輸入，卻因參與度不足導致進度停滯不前。在部署 Workday 核心 HCM 後，他們試著使用 Workday Skills Cloud 重新收集一個太空工程部門的員工資訊。

最後共有 60% 的員工完成了基本資料的填寫，公司的全球人才總監表示，「成效太驚人 了」。不久之後，其他部門的工程師也紛紛詢問人資能否加入，共計有超過 1 萬名員工參與， 而公司也幾乎完成了全球半數工作人力的技能資訊。高階主管表示：「我們完全是透過員 工自發性地輸入資料。」

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4. 運用視覺化工作流程清晰呈現業務程序 一個健全的業務流程牽涉了眾多員工及許多不同的流程，倘若難以釐清人員的作業時間及 項目，則可能有礙企業發展。這時企業就需要一套簡明扼要的資訊呈現系統。

而 Workday 正是您的最佳選擇。

彈性業務流程 Workday 能為您量身打造專屬的業務流程，一次滿足您所有獨特需求。您 可以修正步驟、指定安全權限及配置大量功能，例如條件規則、說明文字、 通知訊息和步驟標籤。

您可透過以下方式有效呈現資訊：

1 在 Workday 核心 HCM 的業務流程定義中，選取「視覺化工作流程」按鈕。

2 系統將自動建立一份泳道式的流程圖，詳細標示業務流程，並列出涉及的所有不同 職務。

3 您可以從圖中清楚掌握各項行動，以及業務流程牽涉的不同條件規則。

還可以後續分析簡單易懂的視覺化流程，有效判斷工作效率。

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5. 利用整批作業管理功能，清除延宕的待辦事項 功能強大且易於使用的 Workday 核心 HCM 工具可協助您配置及維護業務流程。這些流程 往往會累積一些利害關係人未完成或不一定需要完成的任務，還有一些他們已做完但忘記 按下「提交」的工作，導致系統累積過多待辦任務，造成程序壅塞的窘境。

Workday 已經為您準備解方。如果有一大堆待辦異動，您可以使用「整批作業管理」功能來遞 交、取消、上呈或重新分配任務。只要選取特定時間或日期範圍，就能完成整批作業。

更棒的是，您可以從根本杜絕流程堵塞問題萌芽。一旦您知道特定員工將要變更職務或離職， 便能清除他們收件匣中不再相干的待辦任務，同時一併清理其他員工收件匣中與他們相關 的任務。將這些待辦事項清空，便能推動流程順利進行。

5 萬

Workday 核心 HCM 客戶能一次處理高達 5 萬筆整 批作業。

整批作業管理用途：

• 推進職務徵才需求或績效考核步驟

• 取消離職員工涉及的事件

• 回報職務徵才需求、費用報告、帶薪休假或工時登錄的核准狀態

• 將任務指派給新的管理人員或職能角色

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6.Workday Everywhere 讓員工不必離開慣用的工作流程 越來越多公司為改善工作的便利性，開始部署更多數位工具及應用程式，然而員工卻得獨自 面對日益複雜的系統環境，他們在工作中還得頻繁切換不同應用程式，這些原本應該減輕工 作負擔的工具反而不斷干擾作業執行，嚴重影響員工的專注力。

引入技術原是為簡化工作流程，協助員工輕鬆完成工作，但他們現在反而需面對更為複雜的 科技環境，員工在工作中平均需用到高達 89 項應用程式。員工為完成工作得頻繁切換不同 工具，如此麻煩又耗時的操作形成了前所未有的挑戰。不僅無法提升作業的便捷性，更會干 擾員工順利完成工作、形成龐大的無形壓力完全違背科技研發的初衷。

Workday 能夠在員工慣用的工作環境提供協助，而非強迫他們另行適應新工具，有效解決企 業的兩難情況。

“Workday Everywhere 可以在員工自然的工作流程中引入 Workday 工具，他們不必離開自己長期慣用的團隊合作環境 便能使用這些工具。

Workday 資深產品管理經理 Vishal Saboo

立即行動 如要使用 Workday Everywhere 的套裝連接器，歡迎聯絡您的客戶成 功經理洽詢創新服務補增合約 (ISA)。

4 小時

根據 2022 年對《財富》500 強公司進行的研究，此為員工在一週內平均耗 費在切換應用程式以及在切換後準備好工作前的時間。

啟用 Workday Everywhere 套裝連接器後，即可在 Microsoft Teams 和 Slack 中直接使用 Workday 核心 HCM 功能，方便員工及主管進行下列日常工作：

• 要求休假

• 尋找同事

• 提交費用

• 為同事提供意見回饋

• 註冊學習課程

• 存取公司的假期時間表

員工使用 Microsoft Teams 或 Slack 時也可以隨時接收 Workday 實用的通知及提醒，即時 採取行動或檢視深度解析。想要屏除所有干擾因素及壓力來源，打造更優質的員工體驗以提 升生產力嗎？保證創下雙贏局面。

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7. 運用 Workday 薪酬基準搶佔競爭優勢 在當代業務環境下，隨時掌握變化萬千的人才市場是企業成功的一大關鍵。Workday 薪酬基 準提供即時的深度解析，幫助組織全盤透析波動的動態市場走向、成功吸引及留住頂尖人才。

Workday 善用人工智慧 (AI) 和機器學習 (ML)，提供廣泛的基準功能。不只有助於輕鬆衡量自 身的薪酬管理參數，更能引入外部薪酬問卷調查，有效在同業和產業之間比對您訂定的薪酬 標準。

您可以在執行分析的過程中套用權重和增長係數，進一步推升職務基本資料的精準度。只要 動一動指尖，即可輕鬆存取豐富的 Workday 人員資料，不論是薪資範圍、同業薪酬、離職風險、 技能，甚至是薪資平等，所有資料應有盡有，協助您全方位洞悉現況、妥善作出重要決策。

Workday 能提供脈絡清晰的即時深度解析及基準，幫助人資和經理人 員加快制定健全的策略。無論您要發佈工作機會或提出績效調薪，容易 存取的龐大資料能讓您事半功倍，輕鬆訂定更公平且具競爭力的決策。

有了薪酬基準後，您可以達成以下目標：

• 比對市場的薪酬狀況，了解組織的薪資是否符合預期。

• 監控您所屬產業的薪酬動向。

• 為競爭激烈的工作市場編列薪酬週期預算。

• 找出哪些員工的薪資低於市場價格。

• 為候選人提供更具競爭力的薪酬方案。

• 依據資料做出明智策略，慰留重要員工。

有了脈絡清晰的即時深度解析，人資領導者就能根據資料做出明智的決策，成功吸引及留任 頂尖人才。

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8. 使用探索看板自訂大眾化報告 「可以幫我做一份……的報告嗎？」 這句話對於 HRIS 和 HRIT 專業人員而言想必耳熟能詳，

因為他們經常需要根據新進員工或促銷活動等不同需求自訂報告。只要使用強大的探索看 板打造自助服務，即可有效處理這些耗時的作業。

管理者可以存取 Workday 探索看板，為建立者設置領域清單及資料集。而使用者可以利用探 索看板的拖放功能，輕鬆快速地分析資料，還能以自然的互動方式呈現關鍵深度解析。上述 的角色型安全機制能確保使用者無法逾越自身權限來重新配置報告或越界取用資料。

除了探索看板，Workday 近期更新還包括自訂功能，供您隨時維持一致的組織品牌形象及設 計色彩，另外還提供在首頁加上探索看板的功能。

最終成效？一般使用者隨時可以自行打造出設計精美、內容豐富的報告，用以輔助決策制定。

參考其他企業的營運方針 LPL Financial 的人資系統管理資深分析師在 Workday Rising 分享了他成功推動 探索看板自助服務的實用秘訣。

• 推出賦能課程。邀請目標群體藉由符合他們特定需求的使用案例，示範工具使用 方式。簡化使用案例，避免員工資訊超載。

• 建立工作輔助工具。為一般使用者提供可隨時參考的資訊，降低挫折感並避免重 複的後續提問。LPL Financial 的人資系統管理團隊建立了三大指南，分別為探 索看板快速入門、資訊的視覺呈現，及實用秘訣與技能。

• 依階段逐步擴增規模。LPL Financial 選擇在第一波行動成功後才擴張規模，進 而培訓主管和人資解決方案中心等其他關鍵使用者群體，而非一次大量加入 6500 名員工。

https://reg.workdayrising.com/flow/workday/rising22/attendee-portal/page/sessioncatalog/session/1648230689095001txUw

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9. 運用 Workday Notification Designer 快速建立嵌入式警示功能 Workday 的 Notification Designer 能協助人資團隊打造品牌專屬電子郵件通知，無需專業 的程式編碼人員即可完成設計。

Workday 核心 HCM 客戶只要註冊服務，就能存取拖放版面建置器，取用其中的響應式 HTML 功能、豐富的自訂編輯選項和健全的範本。

Workday 將通知範本直接與現有的業務流程進行整合，例如，在工作應徵者進入面試流程時 更新其狀態，或在有職缺時向內部人才發送提醒。接著，便會透用第三方內容交付網路傳送 自動的個人化品牌電子郵件。

喘一口氣 避免使用者在多項系統間切換，正是 Notification Designer 廣受員工讚 嘆的一項優勢。長期使用 Workday 系統也能進一步緩解 HRIT 和 HRIS 專 業人員的工作負載，Notification Designer 採用與 Workday 核心 HCM 相 同的安全模型，讓他們可以放心取用相同的動態資料。

操作步驟非常簡單：

1 Notification Designer 提供簡單明瞭的直覺式編輯體驗，您可以插入內容、嵌入連結 及新增社群媒體按鈕，還能盡情挑選多種語言的通知範本。

2 點選「預覽」，在傳送電子郵件前檢查內容。您也可以在智慧型手機上檢視行動版預 覽模式。

3 變更內容後，按下「發佈」即可在任何相關的 Workday 流程中使用通知功能。

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10. 使用 Workday Brainstorm 塑造未來的全新產品功能 Workday 在調查及傾聽客戶的需求後，研發出多項核心 HCM 功能和特性。我們也隨時歡迎 您表達自身所需。

您可以前往下列兩個位置告訴我們您的需求，協助我們掌握研發動向：

• Workday Brainstorm 是個虛擬社群，您可以在此提交、討論及票選系統的 功能強化要求。

• Workday 產品經理將以各種形式洽詢客戶，以評估其需求及適用的法規， 確保不違反任何當地各層級 （州立及國家） 規範。

與客戶協同合作後，我們就能持續簡化及改良您與員工的體驗。

“Workday Community 是個熱絡的網路平台，適合所有的 Workday 客戶、員工及合作夥伴參與，設立目的意在提供協 助與支援。同一版本的 Workday 使用者都能夠互助成長、順 暢交流。

Workday 資深產品行銷經理 Camille Lusher

想要完全發揮 Workday 功能嗎？ 歡迎洽詢我們的客戶專家。加入 Workday Community 後，您可以認識超 過 15 萬間正在使用 Workday 產品的其他公司，也可以向合作夥伴討教 問題解答、尋找配置解決方案，並了解他人如何成功達成目標。

“我們感覺 Workday 真的善於傾聽也重視客戶的心聲，會盡力解決客戶面臨的任何問題，而這項優勢確實有助於 我們改革。

First Central Bank 財務變革經理

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無窮的豐富功能待您探索 企業有時需依個自業務需求及目標，分階段採用 Workday HCM 的功能及特性，而絕大多數 的企業都會經歷探索的過程。隨著您使用的 Workday 核心 HCM 功能越多，就越能了解平台 的潛在效能，而盡早實現價值，也有助於激發改革動能，助您探索更多額外的使用案例及功能。

這些我們都非常清楚，因為 Workday 核心 HCM 本身的設計，就是基於不斷演化蛻變的精神。 Workday 每週定期更新產品，為的就是持續改善系統品質。我們會在每年兩次的版本更新集 中推出重大變革，依客戶、產業與市場趨勢、監管規定等發佈全新功能。

也就是說，Workday 的產品並非一成不變，我們隨時精益求精、探索更多潛在的功能，竭力為 您發揮 Workday 核心 HCM 的最大價值。

如果您有興趣詳細探討本指南的內容，歡迎運用以下資源進一步全面運用 Workday 核心 HCM 的功效。

深入了解 Workday

歡迎採用 Workday Education Services （教育服務） 進一步培養團隊能力。我們能為您的員 工及經理人員打造自訂式的訂閱資源，還能在考量設計的過程中提供產品接觸點，協助員工 視需求在適當的時間以適當的方式學習。

詳細認識 Workday Success Plans （成功計畫），了解我們如何運用此訂閱型產品提供專屬 建議、工具及專業知識。不論是優先處理未來的產品發行，或是規劃成長策略，Workday 都能 一路引導您順利邁向成功。

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如需深入了解 Workday 核心 HCM 使用指南，請聯絡我們的專家 團隊安排諮詢，我們將協助您極致發揮產品價值。

https://www.workday.com/en-us/customer-experience/education-training.html https://www.workday.com/en-us/customer-experience/success-plans.html https://forms.workday.com/content/dam/web/en-us/documents/other/get-more-out-of-the-core-guide-enus.pdf https://forms.workday.com/content/dam/web/en-us/documents/other/release-best-practices-guide-enus.pdf https://www.workday.com/content/dam/web/hk/documents/datasheets/workday-integration-cloud-connectors-hcml-datasheet.pdf https://forms.workday.com/en-us/other/workday-in-action-belonging-inclusion/form.html/dl/3?step=step2_hr https://community.workday.com/node/649754 https://community.workday.com/node/823698 https://community.workday.com/node/721109 https://community.workday.com/node/786777 https://forms.workday.com/en-us/webinars/workday-workforce-analytics-capabilities/form.html?step=step2_hr https://forms.workday.com/en-gb/extended-demos/workday-now-hcm-analytics/form.html?step=step2_hr https://forms.workday.com/en-us/extended-demos/workday-now-hcm-analytics/form.html?step=step2_hr https://forms.workday.com/en-us/webinars/role-of-skills-future-of-work/form.html/dl/3?step=step2_hr https://forms.workday.com/en-us/webinars/skills-set-the-stage-for-the-latest-innovations-in-workday-hcm/form.html?step=step2_default

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章節附註 1 Harvard Business Review，「How Much Time and Energy Do We Waste Toggling Between Applications?」；2022 年 8 月。

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